OpenERP: El ERP de software libre

Ultimamente me están llegando algunos correos donde nos preguntan si la multicompañía en OpenERP 6.0 funciona y en caso de que sí, cómo se configura.

Tenemos un par de clientes que arrancarán en Enero con multicompañía y por las pruebas que llevamos hechas, en principio, funciona y es usable. Ahora bien… hay que tener en cuenta algunas cosas y seguir una guía estricta para su configuración. También nos preguntan exactamente en qué consiste y cuándo es mejor opción poner una base de datos en multicompañía o una base de datos independiente para cada compañía. En cuanto a esto último, os pongo la claves para tomar la decisión.

1. Se hace todo en una única base de datos por lo que posteriormente es más fácil sacar informes globales tomando de datos de todas las compañías.
2. Se puede “compartir” la tabla de clientes/proveedores y la de productos por todas las compañías.
3. Se puede especificar que un cliente/proveedor o un producto concreto sólo sea visible y utilizabe por una única compañía
4. No se permite que un cliente/proveedor o producto sea asignado a más de una compañía. Es decir, será visible por todas o sólo por una por defecto. Si jugamos con la configuración de compañías padres e hijas, se puede hacer que un cliente / producto sea visible en el padre y todas sus hijas por ejemplo.
5. Cada compañía tiene sus usuarios.
6. Los datos de operativa de una compañía no los ve la otra, si no se permite. Es decir, un usuario que tiene acceso a pedidos, albaranes, facturas de una compañía, no verá por defecto los de otra compañía.
7. Se puede definir un superusuario de una compañía “padre” que vea todo de todas las compañías. Esta compañía padre, solo vale para visualizar datos conjuntos de todas pero no vale para operar, es decir, para crear pedidos, facturas y demás… Esta compañía “padre” no existe legalmente, solo es una compañía ficticia, que se usa para configurar los maestros de todo el resto de compañías y para ver informes globales de todas.
8. Cada compañía puede tener sus propios precios por los productos “compartidos”, sus impuestos, su propia tabla de cuentas contables. Cada cliente “compartido” también tendrá una cuenta contable propia en cada compañía.
   Es decir, un usuario que entre a ver un producto en la compañía A verá un precio y un usuario que entre a ver el mismo producto en la compañía B verá otro precio (si lo tienen distinto). Igual pasa cuando ves un cliente.
9. Cada compañía también tiene sus propios almacenes.
10. Seguro que me dejo muchas otras cosas pero básicamente esto os puede hacer tener una idea de si poner una multicompañía o hacer cada compañía en una base de datos independiente.

A continuación os pongo una lista de las tareas que hay que llevar a cabo para configurar una multicompañía en OpenERP 6.0

• Crear la nueva compañía en administración / compañías. Esto crea el cliente asociado a la compañía. Completar los datos básicos de cada una, incluido logo y datos básicos para informes, moneda… etc.
• Completar direcciones, sedes y contactos del cliente asociado a cada compañía.
• En contabilidad / configuración / configuración financiera / ejecutar asistente configuración financiera para nueva compañía. Siguiendo los datos del asistente crear la nueva configuración financiera, teniendo en cuenta haber instalado previamente los módulos de localización de cada país.
• Hasta aquí, lo más básico… Curiosamente cuando instalamos una monocompañía, el sistema de base nos carga una serie de datos de configuración que no se incluyen cuando creamos una nueva compañía. Entre ellos:
  • Ventas: Crear la/s tienda/s de ventas para cada compañía
  • Almacén: Crear la/s ubicación/es y almacén/es de cada compañía.
  • Usuarios: Crear los usuarios de cada compañía
  • Secuencias: Hay que duplicar manualmente todas las secuencias de la compañía “muestra” creando y asociando al menos las mismas para cada compañía. Cuidado con los nombres ya que posteriormente utilizaremos dichas secuencias para que sean asociadas a los diarios contables. Si no marcamos con un tag o un nombre distinto cada país/compañía, luego nos será complicado asociar la secuencia correcta.
  • Diarios: Igual que con las secuencias, hay que crear manualmente muchos de los diarios. Algunos ya se crean durante la ejecución del asistente de configuración financiera pero otros no. Cuidado al asignar las secuencias. Coged en cada diario asociado a cada pais/compañía, las que correspondan. Si no, dará errores al operar. En España, tanto para multicompañía como para monocompañía, es requerido instalar nan_account_invoice_sequence. En los diarios de compra, venta y devolución de facturas, asignar la secuencia de factura correcta a cada tipo de diario.
• Configuración de divisas:
  • Si requerimos además de multicompañía, que sea multidivisa, será necesario establecer una base de moneda para cada compañía. Es decir, en España la base monetaria será el Euro pero en USA será el dolar. Por lo tanto, debemos configurar cada moneda con su propia base para cada compañía. El resto de monedas serán calculadas como divisa con respecto a esta base.
  • Recomendable instalar el módulo currency_rate_update. Permite que openERP se conecte a un Webservice para la actualización automática de los cambios de divisa. Puede ser ejecutado manualmente o puede establecerse una periodicidad para su ejecución, de forma desatendida.
• Configuración de tarifas:
  • Cuidado aquí. Las tarifas de venta y compra deben ser creadas para cada compañía. Cada tarifa Base, debe llevar asignada la moneda base de dicha compañía.
  • Se pueden establecer tarifas en otra moneda distinta a la de la compañía, basadas en la tarifa base, de tal forma que se mostrará la moneda en la que se compra o vende, durante todo el ciclo hasta la factura. Sin embargo, al realizar el asiento contable de la factura de compra o venta realizará la conversión a la moneda base en el asiento contable y marcará el importe en divisa. Cuidado también aquí con la moneda base establecida en el diario en que se hace el apunte. Debe ser igual que el de la compañía, si queremos contabilizar todo en moneda única.
• Precios de productos:
  • Si se requiere establecer un precio base para cada producto en cada país/moneda, recomendamos instalar product_multi_company. Esto convierte el campo precio en un campo property, lo cual nos permite tener un precio base del producto para cada compañía.

Y creo que es todo. Con esto, hemos conseguido configurar una base de datos multicompañía, con los elementos básicos para funcionar en las áreas de gestión (ventas, compras, almacén, facturación y contabilidad)

Esperando sea de vuestro interés, cordiales saludos:

Ana