Existen 3 niveles de uso del programa bien diferenciados:

• Usuarios de la aplicación –>
  • Los usuarios son individuos que trabajan con los módulos de la aplicación a los que tienen acceso.
  • Unicamente utilizan y acceden a los módulos que necesitan para realizar su trabajo diario.
  • Un usuario que no fuese a su vez administrador, en principio, no debería tener acceso a las opciones de configuración del programa. Así, un usuario de compras, tendría acceso restringido a ventas de solo lectura. O un operario de fabricación tendría unicamente acceso a imputar horas de trabajo en sus propias tareas.

• Administradores de la aplicación –>
  • Son los que gestionan y asignan los permisos del resto de los usuarios y configuran los módulos según requerimientos de la empresa. Por ejemplo, si la empresa tiene un único almacén, darán de alta este almacén. En otra empresa, quizás hay una estructura compleja de almacenes que es necesario configurar.
  • Un administrador, no modifica el sistema de base, pero sí es capaz de configurarlo para que los módulos existentes estén adaptados a las necesidades de la empresa en la que esté implantada la aplicación.
  • En empresas complejas, pueden existir varias figuras de administrador que configuren únicamente las áreas que les están permitidas.
  • Un administrador debe conocer perfectamente los workflows y procesos de negocio del área que gestiona para poder realizar correctamente esta configuración.
  • Los administradores son usuarios avanzados de la aplicación. Realizan lo que en otros ERPs se denominan el Customizing o Personalización de los módulos.

• Desarrolladores de la aplicación.
  • Posiblemente, no tengan porqué conocer los ciclos y procesos de la empresa, pero conocen internamente cómo están montados los módulos y son capaces de modificar la programación de la aplicación para añadir nuevos o cambiar el comportamiento de los existentes.
  • En ocasiones el desarrollador puede realizar tareas de administración y viceversa.

Puesto que hay 3 niveles de uso del programa, intentaremos categorizar los manuales de usuario que publiquemos, en estos 3 grupos, de tal forma que los usuarios puedan acceder a los Manuales de usuario, los administradores a Manuales de administración y los desarrolladores a Manuales de desarrollo.

OpenERP es una aplicación cuya programación es Orientada a Objetos. Esto significa que cualquier elemento que veamos en pantalla o sobre el que podamos actuar, es un objeto. Son objetos: Un menú, una ficha de Cliente, el cliente, un pedido, una orden de fabricación, un informe… todo son objetos.

En función del tipo de objeto que se trate podremos realizar sobre él una o varias acciones. También un objeto lo podremos ver de diferentes formas, por ejemplo en forma de árbol, mostrando sus objetos relacionados, o en forma de ficha mostrando sus datos asociados.

Una vez instalado un perfil, veremos que en la parte izquierda se muestran una serie de menús. Son los módulos principales.

Si clickamos encima, veremos a la derecha los submenús que muestran estos menús. La imagen muestra un Ejemplo de los menús de OpenERP donde se han instalado los perfiles de finanzas, servicios y fabricación.

Todos los menús principales constan de un apartado de Configuración donde se definirán datos maestros de cada módulo y los menús de operativa en sí de dicho módulo. Habitualmente se suelen configurar los permisos de los usuarios para que el menú de configuración únicamente pueda ser modificado por los administradores o usuarios avanzados de la aplicación.

En este caso la opción Gestión de Ventas muestra las opciones Sales Order (Pedido de Ventas), Sales order lines (Lineas de pedidos de venta) y reports (informes)

Al hacer doble click en cualquiera de las líneas del menú de la derecha, se abrirá una lista de los objetos que contiene. En este caso:

• Al hacer click en pedidos de venta mostrará TODOS los pedidos de venta.
• Si hacemos doble click en My Sales Order (Mis pedidos de venta), mostrará únicamente los que esté gestionando el usuario que está accediendo a la aplicación.
• Si hacemos click en cualquiera de los objetos mostrados en la lista, se abrirá su ficha.

BUSCAR en una lista:

• En la imagen anterior se pueden ver varios campos en la parte superior de la pantalla. Es un formulario de búsqueda para filtrar la lista y localizar el objeto que necesitamos.
• Todos los objetos que muestran una lista de objeto, incorpora esta herramienta de búsqueda.
• Basta con escribir una cadena en cualquiera de los campos que muestra y pulsar intro o el botón filter. El sistema localizará aquellos objetos que en dicho campo contengan esa cadena. En el ejemplo, hemos puesto GRO en el campo partner(empresa) y muestra todos aquellos pedidos de empresas en cuyo nombre exista la cadena GRO. En este caso, Agrolait.

• Además de este formulario de búsqueda, también tenemos un formulario de búsqueda avanzada, que contendrá más campos por los que podemos buscar. Los más habituales se suelen mostrar en el formulario principal y los adicionales en el avanzado.

Al hacer Click sobre una de las líneas del listado nos abrirá la FICHA del objeto seleccionado. En el caso de un pedido, su cabecera y sus líneas. En el caso de un Cliente, sus datos, sus direcciones, contactos… todo lo relacionado con este objeto.

A continuacion vamos a ver a grandes rasgos la ficha del pedido de Venta y la del Cliente.

PEDIDO DE VENTA:

Al hacer click en la solapa de historial de pedido, accedemos a las facturas y albaranes asociados al mismo.

Si hacemos click en cualquiera de los albaranes o facturas asociadas, abriremos dicho albarán y/o factura.

Uno de los menús que debemos entender cuando instalamos la aplicación es el de administración. Desde aquí podremos:

• Crear usuarios y asignar permisos de acceso a cualquier objeto de la aplicación.
• Actualizar la lista de módulos instalados e instalarlos. Para ello:
  • Módulos –> Actualizar lista de módulos
  • Módulos sin instalar –> Muestra la lista de los que falten por instalar
  • Seleccionar el que se quiera instalar
  • Botón instalar módulo (botón abajo a la derecha)
  • Botón instalar módulos planificados (en el menú de la derecha, arriba)