En esta página detallaremos cómo dar de alta correctamente a un Cliente en OpenERP. La ficha de Cliente forma parte de los Maestros de OpenERP.
Tened en cuenta que OpenERP es un ERP, valga la redundancia. En un ERP todo está relacionado. Un módulo utiliza datos de otro. En la ficha de Cliente indicaremos datos que serán utilizados posteriormente por otros módulos. Al ser un maestro, la configuración que realicemos aquí, puede afectar después al comportamiento del programa, por lo que es imprescindible que esta tarea, sea realizada con el mayor cuidado.
FICHA DEL CLIENTE Pestaña GENERAL
La imagen adjunta muestra la solapa general de la ficha del Cliente. Tened en cuenta que hemos añadido el módulo base_contacts que no se instala en los perfiles básicos por defecto, por lo tanto nuestra estructura de Ficha de Cliente se ha ampliado y ha cambiado.
Lo primero de todo, es decir que en OpenERP un partner es un Cliente y/o un proveedor. Un partner es una empresa. En los campos de cabecera establecemos:
- El nombre (requerido, en lila)
- El código en el caso de que tengamos codificados a los Clientes.
- El título y el idioma
- Si es solo Cliente, clickamos en Cliente.
- Si además es proveedor, clickamos en Proveedor
- Si es las 2 cosas, Clickamos en las 2 casillas. Los datos de un Cliente que es también Proveedor se registra una única vez y de esta forma. No hace falta incluir sus datos por duplicado.
En la aplicación estándar, se pueden registrar varias direcciones para un cliente y en cada dirección el nombre de un contacto. Con el módulo extra, hemos añadido la posibilidad de incluir el registro de varios contactos en la misma dirección.
A continuación voy a detallar únicamente aquellos campos que por afectar a otros módulos o por ser requeridos, es necesario explicar. Los obvios o aquellos cuyo nombre ya es lo suficientemente claro, los obviaré.
(comentar que si al lado del nombre del campo hay un pequeño interrogante, si colocais encima el cursor os dará información sobre dicho campo)
Ficha GENERAL BLOQUE Dirección.
A la derecha, podeis ver los botones iguales que los de cabecera pero en chiquitín. Te permiten añadir, abrir, borrar y las flechas para ir moviendoos de una dirección a otra del Cliente. Si deseais mostrar este bloque en formato lista, en vez de en formato Formulario, pulsais el botón lista (el de más a la derecha)
Aquellos campos que muestran a su derecha una lupa y una carpeta, significa que no se pueden digitar. Hay que seleccionar el valor del campo desde otro fichero maestro. Así por ejemplo, en el campo Pais, teneis que seleccionar el País al que pertenece el Cliente.
Estos campos funcionan de la siguiente forma.
- Si escribís un valor y pulsais intro, el sistema buscará en la tabla maestra desde la que se debe traer el valor.
- Si lo que hemos escrito existe en la tabla y hay un único registro. Lo coloca directamente.
- Si existe y hay varios, presentará una lista de los que coincide que tengan la cadena que hemos escrito. En la lista seleccionaremos el valor correcto y lo traerá.
- Si se prefiere, para buscar el valor, se pincha la lupa sin escribir nada y se abrirá la lista completa donde se podrá seleccionar el valor que queremos poner. Esta lista no es cerrada. Abajo del todo, en la pantalla que se abre, teneis los botones nuevo, buscar, cancelar y aceptar, que permiten
- Añadir valores nuevos a la lista
- Realizar búsquedas avanzadas en función de los campos mostrados en la cabecera de esta pantalla.
- Al pulsar aceptar, se arrastrará el valor seleccionado en la lista, o el nuevo valor creado, a la pantalla anterior.
- El botón carpeta, permite modificar el texto mostrado en la opción seleccionada desde la lista.
Ficha GENERAL BLOQUE Contactos.
El bloque de contactos dentro de una dirección se muestra por defecto en formato lista. Pulsando el botón de más a la derecha dentro de este bloque podremos ver la ficha de este contacto.
Igualmente, podremos añadir, modificar, borrar contactos o movernos por las fichas de los mismos con las fechas verdes utilizando los botones que se muestran a la derecha arriba dentro del bloque.
Ficha Ventas & Compras
Ficha del Cliente solapa Ventas & Compras
En esta solapa se especifican los parámetros necesarios para una correcta gestión de las compras y las ventas con este Cliente.
Comercial dedicado: Se puede especificar el comercial o el equipo que atiende al Cliente en nuestra empresa.
Propiedades de Stock:
- En OpenERP el registro de stock es bidireccional. Quiere decir que una entrada en almacén tendrá su contrapartida. Siempre se especifica de donde a donde se mueve el material.
- En el caso de compras a proveedores, el movimiento de material que se registre será del almacén del proveedor a nuestro almacén. En caso de ventas a Cliente se registrará un movimiento de nuestro almacén al almacén del Cliente. En los campos Ubicación del Cliente y Ubicación del proveedor se establecerán los almacenes que se utilizarán en el posterior registro de movimientos de material. Si no nos importa especificar exactamente qué almacenes tiene el Cliente o no interesa definir un almacén por Cliente, se puede preestablecer que el almacén por defecto sea un genérico y siempre el mismo. A este, le llamaremos Clientes o Almacén Cliente o como queramos llamarle.
Propiedades de Venta y Compra:
Aquí establecemos la tarifa que le aplica como Cliente y la tarifa que nos aplica como proveedor. La configuración de tarifas requiere un apartado en exclusiva, por lo que de momento lo dejamos así.
Ficha Historial
Muestra todo el historial de interacciones mantenidas con el Cliente. Se pueden crear registros de interacción manualmente desde la propia ficha y también aparecerán registros automáticamente. Por ejemplo, si se registra un ticket, incidencia, llamada, reunión, cita… aparecerán también en esta solapa.
Esta solapa, está firmemente relacionada con el módulo de CRM o atención a Clientes de OpenERP.
Ficha Notas
Puedes añadir todo el texto libre que quieras.
Ficha Contabilidad
Para que los movimientos contables con este Cliente/Proveedor se registren correctamente, es necesario tener rellena esta ficha.
Cuenta a Cobrar: Indicar código de cuenta contable donde se registren los movimientos.
Cuenta a pagar: Indicar código de cuenta cotnable donde se registren los movimientos.
Plazo de pago: Establece la forma de pago de ese Cliente o a ese proveedor. Por ejemplo: Giro a 30días. Esto generará un efecto de cobro automático, con una fecha de vencimiento a 30 días desde la creación de factura, dentro de los ciclos de compra y venta.
Evidentemente, para poder asignar una forma de pago concreta, previamente tendrá que estar configurada en su correspondiente maestro, o si no, deberemos pulsar el botón lupa y el botón añadir para crear la que corresponda al Cliente/Proveedore que estemos registrando.
Haber del Cliente y Debe del proveedor: Son calculados automáticamente por el sistema. Son campos informativos.
Crédito concedido: Indicamos en esta casilla el límite de riesgo concedido a este Cliente o que nos concede este proveedor.
Detalle del banco:
En esta solapa, indicaremos la relación de bancos que nos facilite el Cliente para girarle los cobros. Igualmente, utilizaremos los botones añadir, carpeta, borrar, atras-adelante y lista para gestionarlos.
Ficha Categorías
Un cliente se puede agregar a distintas categorías. Por ejemplo,
- Podremos tener segmentaciones de Cliente por áreas establecidas por el dpto de marketing. Podremos tener segmentaciones por volumen de facturación, por tipo de Cliente … por lo que necesitemos.
REPORTS, WIZARDS, ACCIONES (ACTIONS)
En lenguaje de programación los objetos que se muestran a la derecha de la pantalla se llaman así.
- Reports: Son los informes que podemos imprimir y que están relacionados con este objeto. En este caso, en Clientes podemos imprimir los pagos fuera de plazo de este Cliente y etiquetas. Podriamos añadir cualquier otro informe que necesitemos sobre Clientes, o utilizar algún módulo extra de reports para añadir más opciones en este apartado
- Wizards: Procesos que se pueden lanzar desde este objeto. En el caso de esta ficha se han definido los wizards Realizar Caso, enviar e-mail, enviar sms, company architecture(estructura de la empresa)
- Actions: Permite navegar a otros objetos o a otros módulos que están relacionados con este:
- Contactos: Abre los contactos de la ficha actual. Se puede realizar el mantenimiento completo de ellos.
- Schedule Phone Call: Permite programar una llamada a una hora determinada.
- Casos abiertos: Navegar a los casos (tickets, reclamaciones, incidencias, sugerencias del Cliente)
- Ventas: Pedidos, albaranes de venta
- Compras: Pedidos, albaranes de compra
- Facturas
- Todos los asientos contables
- Cuentas de cobro y pago
- Eventos
En fin, como veis, prácticamente TODO lo relacionado con un Cliente o un proveedor está accesible desde su ficha.
