OpenERP: El ERP de software libre

Que Módulos de base más importantes se incorporan en OpenERP?

Nota: La información incluida en este apartado ha sido extraida del libro:”Open ERP a modern approach to integrated business management based on a free Open Source software system” escrito por Geoffrey S. Gardiner y Fabien Pinckaers (Creador de OpenERP)

Según su propia definición y Orden de módulos básicos, serían los que se muestran a continuación:

• Empresas
• Facturación, cobros y pagos
• Contabilidad
• Estadísticas
• Productos
• Recursos humanos
• Control de inventario
• Gestión de Atención a Clientes y Proveedores
• Gestión de Compras
• Gestión de Almacenes
• Workflow de procesos
• Gestión de proyectos
• Planificación de Proyectos
• Gestión de Producción/Fabricación
• Gestión de Ventas
• Facturación
• Gestión de informes
• Gestor documental
• Porqué es diferente OpenERP de otros ERPs

Empresas o Partners

En OpenERP, tanto mi propia empresa, como los Clientes como los proveedores se engloban en un concepto denominado Partner. Es decir, mi empresa, todos los Clientes y todos los proveeodores deben estar registrados en la aplicación como partners.

En la ficha de un partner se puede registrar toda la información referente a un partner, distribuyendose la información en solapas:

• General –> Se incluirán datos generales del partner
• Info Extra –> Información extra
• Historia de eventos –> Mostrará todas aquellas cosas que han pasado con el partner. Por ejemplo, los pedidos de venta que nos ha remitido, los tickets de soporte que nos ha pasado, facturas pendientes… etc. Desde esta pantalla tendremos acceso a todos los objetos relacionados con el Cliente y por tanto podremos navegar y abrir un elemento concreto sin tener que volver a realizar búsquedas innecesarias en el módulo correspondiente.
• Propiedades

Además, contamos con botones que nos muestran las acciones que podemos realizar con un partner:

• Labels: Imprimir etiquetas
• Pagos pendientes: Generar reclamaciones de pago en el idioma del Cliente
• Estructura de la empresa: Ver el arbol de estructura de la empresa
• Enviar un SMS: Permite enviar SMSs a los partners seleccionado.
• Mails masivos: Permite enviar un e-mail a una selección de partners

Facturación, Cobros y Pagos

OpenERP permite cualquier combinación de creación de facturas desde pedido o albarán. Un pedido varios albaranes, un albarán una factura, un albarán varias facturas… etc.

Igualmente se pueden configurar todas las formas de cobro o pago que utilice la empresa (Giros, pagarés, transferencia, confirming, factoring… etc)

• Configuración de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores
• Facturas automáticas desde pedido o albarán
• Generación automática de efectos de cobro y pago
• Remesas de recibos (CSB19, CSB58), órdenes de pago o transferencia (CSB34)
• Importación de extractos bancarios (AEB43)
• Envío telemático de remesas al banco.
• Conciliación bancaria automática.
• Gestión de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores.

Contabilidad y Finanzas

La contabilidad en Open ERP’s es de doble entrada y soporta multiples divisiones de la compañía y multiples compañías, asi como varios idiomas y monedas.

La mayoría de los asientos contables son generados automáticamente por el sistema, por lo tanto se evita la introducción manual de datos y los errores de digitación.

El área de finanzas está enlazada con todo el resto de módulos de la aplicación, por lo que no solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos, sino que existen acciones definidas interactuando con otras áreas que optimizan la gestión global de la empresa.

Ejemplo: Si un gestor financiero incluye a un parter en una lista de morosos, el Ciente será bloqueado para cualquier accion comercial de nuestra empresa con él. Por ejemplo en pedidos de venta o envíos de mercancía, hasta que sea desmarcado como moroso.

OpenERP permite llevar una contabilidad analítica presupuestaria y de costes, además de los siguientes puntos:

• Definición de la estructura del plan contable.
• Ejercicios, períodos (mensuales, trimestrales)
• Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones IRPF)
• Plazos de pago
• Liquidaciones
• Procesos automáticos de Cierre del año
• Informes anuales: Balance, pérdidas y ganancias.
• AEAT 347, AEAT349

Estadísticas (Dashboards y pantallas de análisis avanzado)

A diferencia de otros ERPS, OpenERP cuenta con información estadística dinámica para finanzas, proyectos y fabricación.

Las páginas de estadísticas, además de facilitar información, sirven para organizar el trabajo de un usuario o empleado. Por ejemplo, en el dashboard de proyectos, se incluye la lista de próximas tareas del usuario. Desde esta misma pantalla puede navegar a la tarea.

Además, los gráficos y datos son dinámicos pudiendo ser filtrados in-situ. También se puede abrir cualquier elemento de la lista para ver estadísticas detalladas de dicho elemento.

Los dashboards se pueden personalizar para ser adaptados a las necesidades de cada empresa.

Todas las aplicaciones de OpenERP cuentan con su propia área de informes y estadísticas dinámicas que permiten filtrados, agrupaciones de datos y exportación a archivos externos.

Productos

En OpenERP producto significa:

• Almacenable
• Consumible
• Servicio

Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definición del producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad… )

Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda.

Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir definiendo reglas. Esta opción permite definir múltiples descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos.

Existen módulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del módulo de productos. Algunos de ellos son:

• membership: Gestión de suscriptores de los miembros de una compañía
• electronic: Gestión de productos de electronica
• fashion: Gestión de productos textil o moda
• extended: Gestión de costes de produccion
• expiry: Gestión de caducidad de productos
• foundry: Gestión de productos del área del metal (forja)

Recursos humanos

El módulo de gestión de recursos humanos de OpenERP ofrece la siguiente funcionalidad:

• Gestión de empleados y calendario de vacaciones
• Gestión de contratos de empleados
• Gestión de beneficios
• Gestión de ausencias
• Gestión de Procesos de reclamación
• Gestión del rendimiento de empleados
• Gestión de perfiles y responsabilidades de los empleados

La mayoría de estos módulos tienen posibilidad de ser ampliados con módulos adicionales, pero son provistos con la funcionalidad standar en el menu principal de OpenEPR cuando se instala el módulo de recursos humanos.

Control de inventario

Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en OpenERP en cuanto a inventario serían los siguientes.

• Gestión de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones)
• Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock
• Ejecución de las órdenes de empaquetado generadas por el sistema
• Ejecución de envío con albaranes de entrega y cálculo de los gastos de envío.
• Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad
• Cálculo de niveles teóricos de stock y valoración automática de stock.
• Definición de reglas para reabastecimiento de stock.

Los albaranes de venta son generalmente creados automáticamente desde pedidos de venta.

Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido en Open con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quien o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida.

La mayoría de los ERPs para control de inventario únicamente ofrecen una lista de produtos con su nivel de stock. En Open, se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los movimientos de la mercancía desde que se recibe del proveedor hasta que llega al Cliente.

OpenERP también maneja el concepto de stock en Clientes y proveedores por lo que se puede gestionar el stock consignado.

La definición de los almacenes puede ser jerárquica por lo que puede analizarse el stock a varios niveles de detalle.

Gestión de Atención a Clientes(CRM) y Proveedores (SRM)

OpenERP ofrece además de un módulo de atención al Cliente, un módulo de atención al proveedor.

Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos módulos es:

• Gestión de casos:
  • El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones de los Clientes o proveedores que requieran una atención posterior por parte del personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos pueden ser: Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestión de llamadas, tickets de soporte y ofertas de trabajo.
  • OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del sistema, clientes y proveedores.
  • Puede automáticametne reasignar un caso, enviar alarmas por e-mail y enlazar con otros documentos y procesos de OpenERP.
• Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de e-mail donde puede actualizar un caso automáticamente desde los e-mails enviados y recibidos.
• Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden automáticamente mejorar su proceso de calidad, asegurando que un caso abierto nunca se pierda.
• Además, existen herramientas para incrementar la productividad de todo el personal en su trabajo diario:
  • Un editor de documentos que tiene un interfaz con openOffice.
  • interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de outlook con OpenERP.
  • Un plugin de outlook que permite almacenar automáticametne los e-mails y sus ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado con OpenERP.
  • Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite acceder a algunos datos de su sistema.
  • Se puede implementar una política de mejora continua de los servicios, utilizando algunas de las herramientas estadísticas de OpenERP para analizar las diferentes comunicaciones con sus partners.

Gestión de Compras

El módulo de gestión de compras permite:

• Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en órdenes de compra
• OpenERP tiene varios métodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la recepción de materiales solicitados.
• Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancías faltantes.
• Gestión de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.
• Las reglas de reabastecimiento de mercancía del sistema permiten generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automáticamente.
• También es pueden configurar para que se ejecute un procemiento totalmente ajustado a las nesidades de compra marcadas por el área de fabricación.

Workflow de documentos (Procesos)

Un workflow de documentos, es una secuencia de estados por los que pasa un documento según unas condiciones predeterminadas.

Por ejemplo: Un pedido de compra se crea en estado borrador. Alguien lo confirma. El documento no puede ser enviado al proveedor hasta que sea confirmado. En este workflow hay 2 estados borrador y confirmado. El documento pasa de uno a otro cuando alguien lo confirma.

El paso de estado de un documento puede ser automático según las condiciones que se establezcan o puede ser realizado manualmente por un usuario con permisos para ello.

OpenERP puede mostrar el workflow de cualquier operación y el estado de un documento siguiendo el workflow. También se puede imprimir el diagrama (gráficamente) de estados de un documento.

Gestión y Planificación de proyectos

Este módulo permite:

• Definir tareas y requerimientos de estas tareas.
• Asignar con eficiencia los recursos a los requerimientos
• planificacion de proyectos
• Organización
• Comunicación automática con los partners
• Impresión de diagramas de Gantt
• Se pueden configurar proyectos relacionados con servicios, soporte, fabricación o desarrollo. Es un módulo universal adaptado a cualquier proyecto de cualquier área de la empresa.
• Permite definir Subproyectos
• Control de tareas y planificación de proyectos
• Calendarios de tareas
• Control de costes de proyectos

Gestión de Producción/Fabricación

Permite planificar, automatizar y realizar fabricaciones y ensamblado de productos.

• Listas de materiales multinivel
• Listas de materiales virtuales o fantasma
• Creación e impresión de órdenes de fabricación
• Planificación y creación automática de órdenes de fabricación.
• Creación automática de necesidades de compra desde fabricación.
• Actualización automática de stocks según cantidades indicadas en la orden.
• Control de costes de fabricación

Recientemente se han publicado los módulos extendidos para la gestión de fabricación en OpenERP. Extienden la funcionalidad standard ampliando los siguientes conceptos:

• Rediseño de datos maestros.
• Incluimos un nuevo concepto “fábrica”. Este objeto nos permitirá definir la estructura de una fábrica que contenga máquinas.
• Extensión de los datos maestros de una máquina. Máquinas alternativas en las que realizar operaciones.
• Como punto importante, definimos un maestro de operaciones y rediseñamos el proceso productivo donde dicho proceso se basa en una secuencia de operaciones del maestro.
• Optimización de la orden de fabricación y control total de costes previstos y costes reales de una orden.
• Control de fases de una orden. Consumo de materiales y producción de semielaborados por cada fase/operación y no sólo en la orden completa.
• Control de costes de materiales, máquinas y operarios por fase y orden –> enlace con contabilidad analítica.
• Proceso de subcontratación de operaciones de fabricación.

Gestión de Ventas

La funcionalidad ofrecida en esta área es similar a la ofrecida en el área de compras, sin embargo hay grandes diferencias en el Workflow aplicable a cada una.

• Creación de pedidos de venta.
• Revisión de los pedidos en sus distintos estados.
• Consulta del Workflow de los pedidos de venta
• Confirmación de envío
• Se puede definir una fecha de facturación y las condiciones individualmente en cada pedido
• Los gastos de envío pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte.
• Albaranes automáticos desde pedido
• Albaranes de envíos parciales

Personalización de informes

• OpenERP incluye de base informes predefinidos que pueden ser fácilmente adaptados a las necesidades del Cliente.
• Permite la creación de nuevos informes en cualquier objeto

Gestor Documental

OpenERP incluye de base un potentísimo gestor documental que permite asociar cualquier tipo de archivo a cualquier objeto. Esto permite organizar la información asociada a cualquier entidad que se utilice en la empresa en un único sitio. Ej:

• Planos en hoja de ruta o productos
• Pedido del Cliente escaneado, asociado al pedido registrado en OpenERP
• Contrato firmado escaneado, asociado a proyecto, pedido de venta o Cliente…

Son infinidad los usos que se le pueden dar a esta utilidad. El ahorro de tiempo y la mejora en la organización de documentos imprescindible en cualquier empresa, es evidente.

Integración con otras herramientas

Existen conectores publicados con las siguientes herramientas externas

• Zencart / Oscommerce: Tienda online
• Magento: Tienda online
• Joomla: Gestor de contenidos
• Moodle (en construcción): Plataforma e-learning
• Jasper Reports (ireports): Creación de informes
• OpenOffice: Herramientas de oficina
• Thunderbird: Correo electrónico
• Google maps: Mapas de google

Verticales de sectores concretos

OpenERP incluye módulos verticales para sectores concretos:

• Formación (gestión de academias, institutos, universidades)
• Hospitales (Medical)
• Casas de subastas
• Hoteles y restaurantes

Porqué es diferente OpenERP de otros ERPs

Podemos decir que hasta aquí, los módulos detallados podrían ser ofrecidos por otros ERPs.

Lo que diferencia a OpenERP del resto, es que:

• OpenERP es opensource. Quiere decir, Software libre. Lo que significa que no existe coste de licencias inicial, ni de actualización, ni de instalación de módulos, ni por usuario. El número de usuarios no incrementa en ningún caso el coste de licencias iniciales, ni de mantenimiento anual, ni de ningún otro tipo.
• Está montado sobre una plataforma íntegramente orientada a objetos, con la tecnología más actual. Incluye la posibilidad de realizar modificaciones y adaptaciones de cualquier pantalla, añadir campos, modificar formularios o informes SIN PROGRAMAR. Esto incide directamente en la disminución de costes si fuese necesaria una personalización.
• Es ergonómica, usable e intuitiva. Esto incide en la disminución de costes de formación de los usuarios, a los que se les evita tener que aprender complejos procedimientos para realizar su trabajo.
• Infinidad de funcionalidad (más de 1000 módulos) han sido desarrollados por los distintos partners de OpenERP y están disponibles para su instalación. Posiblemente la funcionalidad requerida, YA EXISTE… por lo que se evitan multitud de desarrollos a medida.
• Existen partners y colaboradores a nivel mundial que están continuamente desarrollando y aportando nuevas tecnologías y funcionalidad. Se asegura su continuidad durante muchos, muchos años.
• OpenERP está presente en más de 60 países y ha sido traducido a 30 idiomas. Existe comunidad de soporte y foros gratuitos donde poder consultar a cualquier hora.
• Al ser abierto, una empresa puede tener sus propios técnicos informáticos que realicen el mantenimiento de la aplicación, instalación de módulos y posteriores programaciones a medida si fuesen necesarios. Una empresa puede ser autosuficiente en el mantenimiento del software instalado, incluso puede convertirse en partner y aportar sus desarrollos a la comunidad obteniendo visibilidad ante sus Clientes o ante otros usuarios de OpenERP.