OpenERP: El ERP de software libre

En esta página intentaremos detallar una metodología detallada y estructurada, que es la que seguimos habitualmente durante un proyecto de implantación de OpenERP.

Para quien quiera entrar en detalle, hemos publicado el siguiente curso en AulaERP donde explosionamos la mayoría de los puntos de esta metodología y ofrecemos plantillas o ejemplos de todos los documentos mencionados en la misma (análisis inicial, plan de proyecto, orden del día, acta, parte… etc). Aquí el link al curso:

http://www.aulaerp.com/cursos-aulaerp/consultoria-erp.html

METODOLOGIA DE IMPLANTACION DE OPENERP

FASE 1: PREVENTA

• Actores y dptos que intervienen:
  • Dpto comercial
  • Dpto consultoría
  • Dpto Investigación y Desarrollo.
  • Gerencia
  • Gerencia Cliente
• Proceso de negocio simplificado
  • Comercial:
    • Mantiene distintos contactos con el Cliente por varios canales (e-mail, teléfono, visitas). Refleja dichos contactos y su resultado en el módulo CRM del ERP
    • Si el Cliente está interesado en la implantación –> Realiza preanálisis de la empresa.
    • Envía solicitud de hardware a Desarrollo.
    • Envía preanálisis a consultoría
      • Consultoría realiza estimación de costes de realización de análisis inicial, formaciones, módulos a instalar, desarrollos faltantes, soporte al arranque, si es requerida migración o no.
    • Consultoría Envía desarrollos faltantes y requerimientos de migración a dpto de desarrollo para su cotización.
    • Se incluye estimación de costes de consultoría y desarrollo en presupuesto
    • Envía presupuesto a gerencia para su aceptación. Si es correcto lo presenta al Cliente. Si no lo es, realiza modificaciones hasta su aceptación por gerencia.
    • Si el Cliente Acepta el presupuesto –> Se firma contrato, Se lanza el proyecto
    • Si no acepta –> Se registran motivos de no aceptación en CRM. Se inicia proceso de negociación y versionado de ofertas hasta su aceptación o rechazo definitivo.

En algunas empresas estas tareas de preanálisis y estimación de costes se realizan inicialmente a grosso modo y se realizan en mayor profundidad cuando ya está firmado el contrato. Esto puede llevar a desviaciones importantes en la estimación del coste inicial. Nuestra recomendación es que siempre se realice esta fase a cuanto más detalle mejor antes de la firma del contrato para evitar posteriores malentendidos con el Cliente. Cuanto más detallado el presupuesto más claras las cosas para ambas partes.

Tened en cuenta que la metodología aquí detallada puede aplicarse a proyectos grandes. En uno pequeño con procesos de negocio simples, podriamos aplicar una metodología simplificada sin migraciones ni desarrollos a medida.

FASE 2: PRE – IMPLANTACION

• Actores y dptos que intervienen:
  • Dpto consultoría
  • Dpto Investigación y Desarrollo.
  • Cliente
• Proceso de negocio simplificado
  • Consultoría
    • Realización del análisis inicial de la empresa en profundidad.
    • Envío de análisis a Cliente para su aprobación –> Se lanza workflow de aceptación de análisis inicial (Borrador, En revisión por, Aceptado)
    • Realización de plan de proyecto con sus fases de implantación
      • Fase de formación/prácticas
      • Fase de soporte al arranque
    • Envío de plan de proyecto al Cliente para su aprobación –> Se lanza workflow de aceptación del plan de proyecto. (Borrador, En revisión por, Aprobado)
    • Asignación de recursos de consultoría.
    • Asignación de jefe o director de proyecto.
    • Definición del plan de arranque
  • Desarrollo
    • Entrega de análisis de desarrollos faltantes
    • Entrega de análisis de la migración
  • Cliente:
    • Aceptaciones o revisiones de documentos en plazos.
    • Asignación de roles de sus usuarios en el proyecto.
    • Asignación de jefe de proyecto.
    • Asignación de interlocutores en las distintas áreas.
    • Verificación de disponibilidad de recursos para formaciones según plan presentado.
    • Validación o correcciones de análisis para desarrollos
    • Validación o correcciones de análisis de la migración.

FASE 3: IMPLANTACION

• Actores y dptos que intervienen:
  • Dpto consultoría
  • Dpto Investigación y Desarrollo.
  • Cliente (Responsables, interlocutores y usuarios)
• Proceso de negocio simplificado
  • Desarrollo
    • Realización de desarrollos faltantes según metodología de un proyecto de desarrollo.
    • Realización de proceso de migración según metodología de un proyecto de migración con sus fases (Procesos de extracción, depuración y carga).
  • Consultoría
    • Realización de órdenes del día, actas y partes de asistencia si es necesario, a lo largo de toda la fase de implantación.
    • Formación a Usuarios o Formadores de Usuarios
    • Definición y seguimiento de prácticas
    • Soporte durante la Validación de la migración de datos
    • Soporte durante la Validación de desarrollos
    • Detección de nuevos posibles desarrollos durante la formación –> En este caso el consultor o consultores deben intentar arrancar con la definición realizada en el análisis inicial y apuntar estos desarrollos para una segunda fase –> Se lanza un proyecto Borrador para fase Post arranque con cada uno de los desarrollos detectados.
    • Seguimiento del proyecto
    • Planificación de Reuniones de seguimiento
    • Seguimiento de costes del proyecto en recursos y plazos.
    • Detección y registro de riesgos.
  • Cliente
    • Aseguramiento de disponibilidad de recursos
    • Seguimiento del proyecto
    • Planificación de Reuniones de seguimiento
    • Seguimiento de costes del proyecto en recursos y plazos.
    • Detección y registro de riesgos.
    • Validación de migración de datos
    • Validación de desarrollos a medida

FASE 4: SOPORTE AL ARRANQUE

• Actores y dptos que intervienen:
  • Dpto consultoría
  • Dpto Investigación y Desarrollo.
  • Cliente (Responsables, interlocutores y usuarios)
• Proceso de negocio simplificado
  • Desarrollo
    • Carga de datos en entorno real.
    • Instalación de desarrollos en entorno real.
  • Consultoría
    • Soporte al arranque en las distintas áreas implantadas.
    • Verificación de datos maestros.
    • Verificación de al menos un ciclo completo de cada proceso de negocio implantado.
  • Cliente
    • Arranque de operativa con nuevo sistema en entorno real.

FASE 5: Conclusiones y fin de proyecto de implantación

• Actores y dptos que intervienen:
  • Gerencia
  • Dpto consultoría
  • Dpto Comercial
  • Cliente (Responsables)
• Firma de certificaciones de arranque en las distintas áreas.
• Reunión final y conclusiones
• Inicio si es necesario del pre-proyecto de la Fase Post Implantación.

Antes de implantar nuevos desarrollos o incluir más funcionalidad de la arrancada instalando nuevos módulos, es necesario que el Cliente asiente la herramienta durante el tiempo que él estime oportuno, o los consultores que hayan participado en el proyecto recomienden.

A continuación, incluyo temario del curso de consultoría mencionado al inicio de este post:

Resumen del curso de consultoría y metodología para la implantación de un ERP:

• Metodología detallada de implantación de proyectos ERP.
• Desde la elaboración de la propuesta hasta el arranque definitivo, pasando por la planificación del proyecto y su seguimiento.
• Se incluyen pautas para la gestión de incidencias durante la implantación
• Se explican casos reales de situaciones ocurridas en cliente y su resolución
• Se incluyen documentos modelo, es decir, “plantillas” y muestras para la realización de los siguientes documentos asociados al proyecto:

• Análisis inicial (ODT) incluyendo un guion para analizar las principales áreas de negocio
• Propuesta / Contrato
• Planificación de proyecto
• Orden del día
• Acta
• Parte de asistencia

Público objetivo:

• Estudiantes de últimos cursos de carrera y recién licenciados que deseen enfocar su carrera profesional al mundo de la consultoría de los ERPs.
• Gente con experiencia en otros sectores que decidan iniciarse como consultores.
• Consultores/Implantadores de otros ERPs libres o propietarios que deseen cotejar su propia metodología, consejos y pautas de actuación con las expuestas en este curso. (Se admiten, por supuesto, todo tipo de sugerencias y críticas constructivas, además de opiniones personales)

1. Introducción

• Definiciones y términos de consultoría
• Tareas del consultor. Desde formador a director de proyectos.

2    Resumen de metodología de un proyecto de implantación. Fases y tareas a alto nivel

• Metodología de un proyecto de implantación

3     FASE 1: Pre-Venta

• FASE 1: Pre-Venta
• Venta : De la propuesta al contrato
• Documentos de control de calidad y seguimiento de proyecto

4    FASE 2: Pre-Implantación

• FASE 2: Pre-Implantación
• Análisis inicial. Introducción
• Como realizar un análisis inicial
• Ejemplo Plantilla análisis inicial
• Descarga Plantilla análisis inicial file (odt)
• Planificación del proyecto
• Ejemplo de plan de proyecto

5    FASE 3: Implantación

• FASE 3: Implantación
• Formación y prácticas en una implantación
• El orden del día de una Jornada en Cliente (Ejemplo de orden del día)
• Ventajas de elaborar el acta de una sesión o jornada en cliente
• Ejemplo de acta de sesión o jornada en Cliente
• Tareas posteriores a la sesión o jornada en cliente
• El parte de asistencia (Ejemplo de parte de asistencia)
• Seguimiento de proyectos
• Reflexiones sobre la fase de implantacion

6    FASE 4: Soporte al arranque

• FASE 4: Soporte al arranque
• Migración de datos. Subproyecto de implantación

7    FASE 5: Conclusiones

• FASE 5: Conclusiones

Esperamos os resulte de utilidad. Sería un proyecto interesante aquel que permitiera definir estos flujos de negocio y registrar todos los documentos mencionados en OpenERP.