OpenERP: El ERP de software libre

Hola a todos:

Ultimamente hay gente que llama interesándose por OpenERP y muchas de sus preguntas son recurrentes, por lo que aunque a alguien le puedan parecer obvias, paso a postearlas aquí, para aclarar las dudas a quien las pueda tener:

• No sé si OpenERP puede valer para cubrir las necesidades de mis procesos de negocio

A esto, respondo siempre… puedes mirar la funcionalidad que tiene y los módulos aquí: http://www.openerpsite.com/erp-openerp-modulos. Además tienes videos demostrativos en http://www.openerp.tv/ .Aunque están en inglés, te valdrán para hacerte una idea de su potencial

Adicionalmente y una vez estás casi convencido de que es lo que necesitas para tu negocio, te ofrecemos la realización de un análisis inicial que consiste en realizar una serie de reuniones con el personal clave de tu empresa, donde analizaremos su operativa y sistemas actuales. Posteriormente presentaremos un informe que incluye la siguiente información:

1. Estado y utilización de los sistemas actuales. Detección de procesos repetitivos, faltantes y obsoletos susceptibles de ser mejorados y/o sustituidos con una nueva operativa en OpenERP para cada una de las áreas de la empresa a analizar.
2. Detección de las Fuentes de datos susceptibles de ser migrados
3. Detección de la necesidad de programación a medida  para cubrir operativas, datos y funcionalidad requerida por la empresa cliente, no cubierta por la versión standar de la herramienta.
4. Enfoque de la solución a los problemas detectados en el punto 1, utilizando para ello los procesos standar ofrecidos por la herramienta OpenERP.

A partir de la realización de dicho análisis podremos ofrecerte un presupuesto cerrado enfocado a cubrir la mayor parte de tus procesos de negocio con los módulos estandar y los módulos extra que requieras. El tiempo necesario para la realización del análisis no depende tanto del tamaño de la empresa o de sus usuarios sino de la complejidad de sus procesos. No obstante, habitualmente cuanto más grande es la empresa tiene procesos más complejos y mucha más gente implicada por lo que su realización puede oscilar entre 1 y 4 jornadas de reuniones más el tiempo que lleve la realización del informe.

• Gestión de usuarios y permisos

Cuestiones tales como que un comercial sólo pueda ver los pedidos registrados por él y no los de otros comerciales. O que los contables no puedan acceder a proyectos, o que los ingenieros no puedan acceder a la contabilidad son resueltas de forma standar por OpenERP mediante la gestión de usuarios y permisos.

• Gestión de incidencias y soporte a usuarios

Se resuelve de forma standar con el módulo CRM.

• Tengo una tienda online. La puedo conectar con OpenERP?

Depende. Si tienes una tienda Oscommerce o un Magento sí. La puedes conectar con los conectores standar que ya están publicados. Si tu tienda está hecha con otro CMS se tendrá que construir el conector. Por lo tanto, habrá de presupuestarse este desarrollo.

• ¿Se pueden migrar datos de otros sistemas de forma fácil?

De forma standar se pueden importar datos mediante ficheros CSV. Todos los objetos de la aplicación (clientes, productos, empleados, usuarios, tarifas de proveedor… ) se pueden importar mediante ficheros CSV o excel, con la única condición de que estos archivos CSV deben incluir los datos requeridos en cada uno de los objetos que quiera cargar.

Adicionalmente está publicada la beta del módulo ETL que es un módulo OpenERP para cargar datos de otros sistemas.

• Códigos de barras y EAN13

Los productos se pueden codificar en Ean13 y recientemente han publicado un módulo adicional que permite codificarlos en otros códigos con formato internacional. La impresión de un código de barras no es más que modificar un informe incluyendo un campo cuyo tipo de texto en vez de uno normal sea uno de código de barras. Para entendernos… en vez de escribir una letra tendrá que “pintar” un Palito fino, Palito gordo, Palito fino… y así.

La utilización de códigos de barras no es la solución a todos los problemas. En algunos casos complica la operativa. Utilizar códigos de barras con pistolas lectoras para (por ejemplo) hacer albaranes de salida, obliga a tener etiquetados todos los productos y/o bultos. En la entrada, obliga bien a etiquetar los bultos que entran con una etiqueta propia, o bien que el proveedor nos mande los bultos codificados y etiquetados como lo entienda nuestra aplicación. Puesto que en OpenERP los albaranes son generados automáticamente desde los pedidos de compra y venta, en muchísimos casos la utilización del código de barras complica en demasía la operativa en vez de facilitarla. También hay que decir que en grandes empresas donde el movimiento y volumen de bultos es grande, no podrían funcionar sin código de barras… depende de cada empresa.

• Exportación de datos e informes. ¿Lo puedo hacer yo?

OpenERP permite exportar datos desde cualquier objeto a CSV o Excel y no requiere conocimiento técnico para ello. En cuanto a los informes, hay 3 formas de hacerlos y en principio las 3 requieren un cierto conocimiento técnico. Pero podemos decir que un usuario avanzado lo puede hacer perfectamente. Las 3 formas son:

1. Modificar el fichero rml que incluye el módulo que contiene el informe que se quiere modificar. Requiere conocimiento técnico avanzado y programación.
2. Modificar el sxw con openOffice. Se recomienda comprar el pluggin publicado por tiny para esta labor, pero si son cambios pequeños como formatos de texto, tipos de letra, colores, negritas y demaś temas de estilo… se puede instalar el módulo report_designer. De ahí, exportar el sxw asociado a un módulo, modificarlo con OpenOffice y subirlo. Requiere conocimiento en openoffice.
3. Jasper / ireports. Es una aplicación muy potente tipo crystal reports, o el generador de informes de access para definir los informes a la medida y formato que se quiera. Requiere conocimiento de usuario muy avanzado. Requiere instalar el módulo jasper_reports publicado por NAN en OpenERP.

• Integración con correo electrónico

Recientemente se ha publicado un potentísimo módulo en extra-addons que se llama power e-mail que permite definir plantillas, enviar e-mails desde cualquier parte de la aplicación. Por ejemplo, un pedido a un cliente en formato pdf.

También integra con Thunderbird y es posible generar casos automáticamente en OpenERP a partir de correos electrónicos de clientes recibidos directamente en un buzón de correo. Esta opción requiere configuración técnica.

• Si algo que necesito no lo tiene ¿se puede hacer?

Por supuesto y rotundamente SI. Por complejo que sea lo que se quiere hacer, se puede hacer. Si se ha construido OpenERP entero desde cero y están publicando continuamente módulos nuevos, será que la gente está continuamente pensando en mejorar y en adaptar lo que hay para facilitar y automatizar cuantas más cosas mejor. Todo, absolutamente todo lo que se te ocurra se puede hacer. Para ello solo se requiere un buen programador python,  tiempo y dinero (en este orden). Nada más.

Pero.. mi recomendación. Empieza con lo que hay, no inicies una implantación con desarrollos a medida de entrada. Primero aprende lo que tiene el sistema, adapta tus procesos al standar todo lo que puedas y cuando realmente sepas lo que necesitas, lo pides. Así de simple.

• ¿Realmente es gratis?¿Cuanto cuesta?

Este es el punto más difícil de entender por parte de nuestros potenciales clientes. NO ES GRATIS. ES LIBRE Y SIN COSTE DE LICENCIAS.  Cuesta el tiempo de los profesionales que requieres que te asesoren y te asistan en tu implantación. Esto incluye habitualmente:

• Un técnico de sistemas: Quien instala la aplicación y los módulos que vas a utilizar en un servidor sea tuyo o alquilado con una cuota mensual (servicio SAAS)
• Un consultor: Quien analiza tu negocio, enfoca tu implantación, define los módulos que necesitas, forma a tus usuarios y te lleva a arrancar en un tiempo razonable de tiempo.
• Un técnico/ programador: Quien te hace los informes a medida que solicites, te monta los procesos de migración de datos, quien te desarrolla los módulos a medida si los requieres, quien te monta la plataforma de formación online o la tienda online…

¿Cuanto cuesta por tanto una implantación standar? Depende del número de horas que requieras de estos profesionales en función del análisis de tu negocio, pero una implantación standar con módulos básicos para cubrir una pyme de fabricación o servicios de menos de 12 usuarios, posiblemente pueda estar entre los 5000€ y los 15.000€. Al final son horas de servicio. Hay empresas que requieren 1000horas y otras se pueden hacer en 40horas… lo que está claro es que en ningún caso pagas ni un solo euro en licencias…

Y por cierto… si quieres que su utilización no te suponga ningún coste económico, también puede ser. Existe multitud de información, páginas de formación como aulaerp, documentación técnica en la página de openerp y en esta misma página que puedes utilizar para autoformarte en la instalación y uso, sin ayuda. Si este es el caso, únicamente has de invertir tu tiempo para sacarle el máximo provecho.

Esperando sea de vuestro interés… cordiales saludos!!!

Ana