Beneficios OpenERP desde el punto de vista contable y del usuario (Salvador Sierra, Gerente de excale solutions)

El motivo de crear Excale Solutions ha sido de brindar soluciones integradas para PYMEs, que permitan a las empresas dedicarse a lo que realmente es importante para ellas; estar cada vez mas cerca de sus clientes y lo máximo posible de tiempo en desarrollar y evolucionar sus productos.

Con este objetivo hemos conjugado 3 áreas que están presentes en toda empresa. Tecnología, Finanzas (contabilidad y fiscal) y Operaciones (administración y procesos)

La primer etapa fue la buscar las mejores tecnologías sobre las cuales construir nuestro modelo de negocio e integrar las diversas áreas de la empresa, focalizándonos en tres herramientas claves, ERP, CRM y Comunicaciones (VoIP).

A su vez cada una de ellas tenia que cumplir solo dos condiciones:

• ser la mejor para nuestro uso interno y por lo tanto también para nuestros clientes

• ser escalable, que pueda ser utilizada por una micro empresa o por una mediana empresa, lo que también no ser necesarios conocimientos avanzados de contabilidad/técnicos para poder utilizarlo.

En la búsqueda evaluamos infinidad de aplicaciones, analizando su usabilidad, escalabilidad, accesibilidad y adaptación a los requerimientos locales. Como en la mayoría de los comienzos, no todas las decisiones son las más acertadas y para ser sinceros no comenzamos con OpenERP, tal vez porque habíamos encontrado una solución desarrollada principalmente en España.

Si bien la solución elegida inicialmente, cumple muchos de los requerimientos planteados, con la practica nos dimos cuenta de que era extremadamente compleja para algunos de nuestros clientes del área contable y con una división de tareas/procesos no practica en la pequeña empresa.

A su vez los clientes solicitaban mayor integración con otras herramientas como TPVs, tiendas online o CRM. Nosotros mismos nos dimos cuenta que la falta de integración, estaba afectando nuestras propias operaciones.

Seguimos investigando y repasando las herramientas evaluadas al comienzo, nos decidimos finalmente por OpenERP. Nuestra principal área de negocio, es la de servicios contables y fiscales utilizando como plataforma OpenERP, por lo que nos gustaría compartir cuales son sus principales ventajas, en estas áreas.

En principio un ERP es una solución integrada y transaccional que no requiere conocimientos contables avanzados a nivel de usuario. En la practica muy pocos ERPs logran integrar al 100% todas las actividades y canales de ventas; muchos menos logran que cada transacción este 100% definida desde su comienzo hasta que tiene un impacto contable.

Aquí OpenERP marca la diferencia en ambos aspectos.

Su modulo CRM permite transformar oportunidades y propuestas en clientes a facturar, sin necesidades de ingreso de los datos en un nuevo sistema. El cobro o pago de las facturas es extremadamente sencilla y claramente la mejor de todas las analizadas.

Otros aspecto importante de OpenERP es la integración con diversos canales de ventas. Es el único que hemos encontrado que se puede integrar con tiendas online de forma rápida y sin desarrollos costosos. Tal vez no todos nuestros clientes necesitan esto ahora, pero si creemos que es parte del requerimiento de escalabilidad. La elección de un ERP no es una decisión de corto plazo, sino que se debe pensar en las posibles necesidades futuras de la empresa.

En esta misma linea, OpenERP posee un modulo TPV integrado en el propio ERP y no depende de sincronizaciones periódicas que en muchos casos no vuelcan adecuadamente la información desde el punto de vista contable. En la solución elegida inicialmente, la sincronización no era automática y además no recogía los medios de pago por lo que el proceso contable era largo y complejo. Con OpenERP es totalmente transparente y no requiere conocimientos contables.

El motivo fundamental de porqué OpenERP cubre las necesidades de cualquier empresa, es su diseño modular. En nuestro caso particular, nos permite prestar servicios contable a prácticamente cualquier tipo de empresa, simplemente instalando y parametrizando los módulos necesarios. Este modelo es la verdadera esencia de del concepto de escalabilidad.

Como especialista en el área financiera, sé lo difícil que es migrar de un sistema de gestión a otro y sobre todo tener absolutamente toda la información en un único lugar, sabiendo que la misma es consistente y accesible de forma rápida.

Por estos motivos, por los comentarios de nuestros clientes y nuestra propia experiencia como usuarios de OpenERP estamos convencidos que esta es la solución ideal para todo el que busque, al igual que nosotros:

• escalabilidad

• Integración

• facilidad de uso

• accesibilidad