Hace poquitos días terminé las jornadas de implantación en FSESTRUCTURAS. Proyecto que ha sido un modelo de seriedad e implicación por parte del cliente y en el que he de decir que he disfrutado sobremanera guiando y resolviendo los pequeños problemillas que han ido surgiendo en el día a día. Al finalizar, solicité a Fernando Sarria y su mujer Amaia Úriz que me enviasen un par de líneas con sus impresiones sobre la implantación y los resultados. Lo que he recibido es un completísimo análisis con lo bueno y lo malo, que paso a publicar tal cual me lo han enviado. Gracias Amaia, Fernando y a todo el equipo de  FSESTRUCTURAS por su cordialidad y profesionalidad.

De FS ESTRUCTURAS

Proyecto de Implantación de Open ERP

Consultora: Ana Juaristi. Ikasjolas.

Comienzo: 10 de septiembre de 2009.

Finalización: 6 de noviembre de 2009.

Sobre FSESTRUCTURAS:

FSESTRUCTURAS es una empresa de ingeniería que comenzó su actividad en 2006. El trabajo del equipo (en estos momentos siete ingenieros e ingenieras y dos arquitectas), dirigido por el Arquitecto doctorando en Ingeniería Fernando Sarría, se centra en el análisis, el cálculo, y la definición en planos de las estructuras de edificación.

El plan estratégico de la empresa 2008-2010 incluye el afianzamiento de la actividad actual y el fortalecimiento de un departamento de desarrollo de proyectos de ingeniería civil para ahondar en la capacitación de abarcar proyectos de mayor singularidad y envergadura.

En este momento el equipo de I+D está en proceso del desarrollo de un software propio, completamente operativo, que permita abordar proyectos complejos de estructuras con la precisión y capacidad de ajuste de los elementos finitos, pero con la agilidad y costes del método matricial.

Fernando Sarría Estructuras, S.L. tiene experiencia en más 400 estructuras entre las que se encuentran diversas obras singulares, como el Reyno de Navarra Arena, la Cárcel de Pamplona y el Complejo Sanitario de San Millán de Logroño.

En definitiva, desde el punto de vista productivo, FSESTRUCTURAS es una consultoría de proyectos que exigen una dedicación muy diversa. Los hay que la experiencia permite resolver en unas pocas horas y los hay que precisan de miles de horas. La complejidad de ejecución y de gestión derivado del carácter individual de cada proyecto implica que se ocasionen desvíos –fundamentalmente entre horas de dedicación previstas y las finalmente dedicadas- que tienen una importantísima repercusión en el aspecto económico y de rentabilidad.

Breve reflexión sobre la implementación del OpenERP

Al tomar la decisión de poner en marcha el sistema de gestión hay que ser realistas. Los recursos humanos y los recursos materiales condicionan la actividad y aquí no valen actuaciones efectistas, ni maquillajes que dotan de una imagen externa sin la obligación de que se corresponda a la realidad interna. El tiempo, el esfuerzo, el compromiso y los resultados han de responder a las expectativas.

FSESTRUCTURAS quería  conseguir un sistema que nos ayudara a mejorar, que nos ayudara a conocer nuestras dificultades y errores; que tradujera en datos y gráficos parámetros intuidos pero no objetivados. Los cambios son difíciles, igual que lo es la modificación de hábitos, a lo que se añade que la decisión de realizarlos suele llegar tarde. Esto sucedió en FSESTRUCTURAS, con la ventaja de que la situación no era irreversible aunque sí precisaba de modificaciones estructurales, acuciado por la situación de crisis y la coyuntural de la empresa española.

Nuestra primera decisión importante fue acordar someternos y someter la empresa a un sistema de gestión con estas características. Nuestro desafío era encontrar un ERP destinado a una empresa de servicios.

Para ello investigamos el mercado de software. Tomamos la decisión de optar por un software libre. En primer lugar porque el software propietario no facilita una descarga que permita su evaluación, y por otro lado, el precio de la licencia no garantiza el éxito. Además, nos gusta la filosofía del software libre.

El primero que instalamos y comenzamos a estudiar fue el Open Bravo. Dedicamos muchas horas y esfuerzo interno y llegamos a la conclusión de que no nos encajaba ni iba a ayudar a resolver nuestros problemas ni iba a aumentar nuestra competitividad.

Investigamos de nuevo el mercado y encontramos OpenERP gracias a comentarios en blogs europeos. Aprendidos por la experiencia anterior, analizada la herramienta, contactamos con Ana Juaristi (www.anajuaristi.com/informacion), directora de Ikasjolas SL, consultora y formadora freelance de Openerp en áreas de gestión, RRHH, CRM, gestión documental, gestión de usuarios, proyectos y fabricación. Tras una primera reunión acordamos contratar a Ana Juaristi como consultora y nos pusimos en marcha.

La experiencia dicta que la implementación del ERP se prolonga por espacio de tres meses, sin embargo, nosotros nos propusimos a tenerlo listo en mes y medio. Para eso hicimos un esfuerzo (acompañados por la consultora que confirmó su gran profesionalidad y experiencia) tanto de tiempo –jornadas de 10 horas- como de recursos humanos –el equipo directivo destinaba un par de horas diarias a conocer los avances de la herramienta-. Se trata de impulsar un compromiso con el cambio. Sucede que si su implementación se alarga no se tiene oportunidad de aplicar de forma inmediata las herramientas. No queríamos que eso nos sucediera. Nuestro objetivo era empezar a trabajar con el nuevo gestor en dos meses. Esto es lo que se marcó el director gerente y fue él quien se responsabilizó personalmente de cumplir.

Somos conscientes de una ventaja: en el equipo hay personas muy familiarizadas con las nuevas tecnologías y el lenguaje de software, y el director gerente es una persona muy capacitada para la informática (no en vano, dirige el equipo de I+D de FS Estructuras que está desarrollando un software propio para el cálculo de estructuras).

Durante algo más de un mes el esfuerzo fue arduo. Tras las jornadas de formación e implementación (en ocasiones 10 horas de trabajo) eran necesarias muchas horas posteriores para asumir el funcionamiento e ir adaptando el programa a nuestras necesidades concretas. De hecho, se parte de un programa básico al que hay que ir añadiendo los módulos concretos que encajan en nuestro perfil. Por ejemplo, los módulos de localización española, adaptan la gestión contable financiera de OpenERP a la legislación española en cuanto a impuestos, códigos postales, informes contables y demás elementos necesarios para que se pueda operar fiscalmente con la herramienta en España. Esto es posible gracias al equipo de localización española que en muchas ocasiones, trabajando sin ánimo de lucro, han hecho posible la difusión y la utilización de OpenERP en nuestro país. Ventajas del software libre.

De hecho, OpenERP va adquiriendo su operativa conforme se va ‘abriendo’ y se perfilan las necesidades concretas. Después hay que elegir e instalar, y el menú es muy amplio: suman más de 500 módulos a disposición libre del usuario. Puede que no exista un módulo concreto, o que surja una necesidad para la que no hay respuesta programada. Pero, y he aquí parte de la filosofía del software libre, se puede solicitar y en un breve espacio de tiempo se adquiere. El precio no es alto, se consigue resolver el problema y se dona a la red, igual que hicieron antes otros.

En ocasiones, el orden del día de la jornada de trabajo debía ser alterado pues era necesario solventar dudas o analizar soportes singulares; o era necesario repasar mediante interfaz web y gtk las diversas posibilidades existentes en OpenERP que permitieran realizar las propias adaptaciones de vistas y procesos en la herramienta para FSESTRUCTURAS.

Surgieron algunos problemas que obligó a reprogramar módulos de software. Por ejemplo, al imputar horas un empleado, verificamos que lo hacía directamente contra una cuenta analítica. En FSESTRUCTURAS requieren que la imputación sea contra una tarea dentro de un proyecto. Otro ejemplo de pequeñas dificultades en su implementación fue cuando al generar factura desde las líneas analíticas de la imputación de horas de los empleados, la factura se generaba sin líneas. Fue necesario verificar si había alguna configuración errónea que impidiera que se generara la factura correcta. Se confirmó un error por lo que fue necesario abrir un bug en launchpad. Así podríamos seguir enumerando pequeños inconvenientes que había que ir solventando, aunque desde el principio sabíamos que íbamos a encontrarnos con estos problemas, pues aspirábamos a obtener un conocimiento muy profundo de la herramienta.

En la medida de nuestras posibilidades nos hemos convertido en autónomos una vez el trabajo de Ana Juaristi ha concluido.

Nos sentimos satisfechos con el resultado. Nuestras expectativas eran muy objetivas y realistas. En las reuniones previas mantenidas en primer lugar por la dirección de la empresa y después con todo el equipo, concluimos qué queríamos y por qué lo queríamos. Y teníamos bastante claro cómo conseguirlo. Digamos que las preguntas que queríamos formular a la herramienta las teníamos hechas. Y además, sabíamos qué respuestas queríamos que nos diera. Por ejemplo: queríamos que nos ofreciera un gráfico de productividad de determinadas obras de acuerdo a determinados parámetros. También queríamos agilizar todo lo posible el sistema de gestión y administración. Lo hemos conseguido.

Entrando al detalle. Gracias al funcionamiento del OpenERP, y digo bien, funcionamiento, pues una cosa es tener instalada la herramienta y otra muy distinta es ponerla en marcha y comenzar a exigirle respuesta; decía que gracias a su funcionamiento se han agilizado las funciones de gestión. Ha dejado de ser necesario tener producir un presupuesto que debe consultarse a la hora de facturar. Este paso está automatizado. Más importante es la posibilidad que tenemos ahora de calcular de manera objetiva las horas de trabajo dedicadas a un proyecto y los costes que genera, ya que es el propio programa quien lo traduce. Esto es posible porque cada consultor de FS Estructuras introduce los parámetros necesarios mientras comienza su trabajo, datos que el gestor devuelve cuando se le consulta. Para nosotros es muy importante tener cuantificado el esfuerzo que realiza cada trabajador. En ocasiones nos hemos encontrado que un trabajo que a priori iba a ser rentable ha provocado pérdidas enormes. Esto se puede deber al cliente, pero también a la gestión del tiempo y los recursos. Sin embargo, al tener el OpenERP no sucederá, o en menor medida, ya que nos permite conocer en tiempo real los recursos que están siendo utilizados para un trabajo, y a partir de qué momento ese trabajo comienza a generar pérdidas o es deficitario. Y podemos tomar medidas.

Insisto, poner en marcha el OpenERP ha sido posible gracias a que contamos con un equipo muy formado y comprometido, con una alta capacidad de aprendizaje. La necesidad de implementar una nueva forma de gestión que afecta a todos y cada uno de nosotros era compartida, por lo que el interés también lo era. Convertirse en usuario de la herramienta es relativamente sencillo. Además, la herramienta es intuitiva y su desarrollo responde a las necesidades específicas de FSESTRUCTURAS: ha sido negociado y adaptado para ello. Sin embargo, una vez aprendido, es necesario abandonar formas de hacer anteriores y esforzarse en adquirir nuevos hábitos, con una dificultad añadida: si no se hace desde el origen, es difícil y costoso retroceder. Sirva un ejemplo: si un consultor abre un nuevo proyecto, a partir de ahí debe suministrar todos los datos perceptivos para que la herramienta sea efectiva en todos sus órdenes.

La elección de la consultora contratada ha sido uno de los mejores aciertos. Además de su disponibilidad y sus profundos conocimientos tanto del software como del funcionamiento de una empresa, su grado de compromiso con nosotros ha sido muy alto.

Enfrentarte al reto de implementar un software de gestión que afecta a todo el equipo y a todo el proceso productivo de la empresa es una decisión importante. Se va abandonar la forma de hacer en la gestión y en los procedimientos y se va a sustituir por otra, por lo que es necesaria mucho compromiso, si lo que se busca es el éxito.

Para terminar, no queremos dejar pasar la oportunidad de señalar que ha sido una sorpresa encontrarnos con una herramienta tan viva y dinámica con el OpenERP. Tan es así que no hay día en el que no se produzca una mejoría, actualización o nueva inclusión de una funcionalidad. Esto puede entenderse como una desventaja ya que aparentemente la herramienta nunca está acabada, pero es evidente que la vasta comunidad de desarrollo que la respalda garantiza su constante adaptación a las necesidades de las empresas.